Facilities Coordination Specialist (Baku)

İnzibati, Maliyyə, Biznes və idarəetmə
Bakı
Bu gün
Tam ştat
Müraciət et

İşin təsviri

Ofis işləri üzrə koordinasiya mütəxəssisi

İdarə: General Administration

İş qrafiki: Standard

Sizin əsas vəzifə öhdəlikləriniz:

  • Gündəlik facilities ilə bağlı sorğuların koordinasiyası (texniki xidmət, təmir və s.);
  • Satınalma komandası ilə sıx əməkdaşlıq və sorğuların, müddətlərin və təsdiqlərin izlənməsi;
  • Təchizatçılar və xidmət göstərən tərəflərlə əlaqə saxlayaraq işlərin vaxtında icrasını təmin etmək;
  • Ofis mühitinin yaxşılaşdırılması təşəbbüslərinə dəstək (iş mühitinin yenilənməsi və vendorlarla koordinasiya daxil olmaqla);
  • Facilities ilə bağlı proseslər və sənədlərlə işləmək;
  • Podratçılar tərəfindən görülən işlərin keyfiyyətinə və tamamlanmasına nəzarət etmək;
  • Açıq qalan sorğuların izlənməsi və vaxtında həllinin təmin edilməsi;
  • Ofis mühitinin funksionallığını təmin etmək;
  • Ofis aktivləri və facilities ilə bağlı fəaliyyətlər üzrə sənədlərin uçotunun aparılması;
  • Sadə sənədlərin hazırlanmasına dəstək (məsələn, purchase requisition və sadə scope of work-lər).

Vəzifənin tələbləri:

  • Bakalavr dərəcəsi;
  • MS Office proqramlarını (Excel, Word, Outlook) və sənəd idarəetmə sistemləri üzrə baza bilikləri;
  • Azərbaycan və rus dillərini yaxşı səviyyədə bilmək, ingilis dili üstünlükdür;
  • Ofis əməliyyatları, administrasiya və ya təsərrüfat işləri sahəsində 2–4 il iş təcrübəsi tələb olunur;
  • Korporativ və ya strukturlaşdırılmış mühitdə iş təcrübəsinə üstünlük verilir;
  • Facilities və ya ofis əməliyyatları üzrə baza bilikləri;
  • Procurement prosesləri və sənədləri üzrə ilkin anlayış;
  • Korporativ proseslər və təsdiq mexanizmləri barədə anlayış;
  • Ofis aktivlərinin idarə olunması və sənədləşmə üzrə baza bilikləri;
  • Daxili sənədləşmə və procurement prosesləri üzrə ilkin anlayış (məsələn, PR və PO hazırlanması).

Maraqlanan namizədlər Müraciət et düyməsində qeyd olunan linkə daxil olaraq müraciət edə bilərlər.

Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.

Biz bərabərliyə hörmət edən, fərqlərə dəyər verən, inklüzivliyi qiymətləndirən və aidiyyatı dəyərləndirən iş yeri mədəniyyətini inkişaf etdirməyə sadiqik.

Facilities Coordination Specialist

Division: General Administration

Working schedule: Standard

Your main job responsibilities:

  • Coordinate day-to-day facilities-related requests (maintenance, repairs, office setup, etc.);
  • Work closely with Procurement and follow up on requests, timelines and approvals;
  • Communicate with vendors and service providers to ensure timely execution of services;
  • Support office improvement initiatives, including workspace upgrades and coordination with external vendors;
  • Work with facilities-related processes and records;
  • Monitor the quality and completion of services provided by contractors;
  • Track and follow up on open requests to ensure timely resolution;
  • Support overall office operations and workspace functionality;
  • Maintain records of office assets and facilities-related activities and documentation;
  • Support preparation of basic documentation (Purchase requisition SOW, etc).

Your job requirements:

  • Bachelor’s degree (Business Administration, Operations, or related field preferred);
  • Knowledge of MS Office (Excel, Word, Outlook) and basic knowledge of document management systems;
  • Proficiency in Azerbaijani and Russian languages is required; English is an advantage;
  • 2–4 years of experience in administration, facilities, or office operations is required;
  • Experience in a corporate or structured environment is preferred;
  • Basic understanding of facilities or office operations;
  • Familiarity with procurement-related processes and documentation;
  • Understanding of corporate procedures and approval workflows;
  • Basic knowledge of office asset handling and documentation;
  • Basic understanding of internal documentation and procurement processes (e.g., PR and PO preparation).

Interested candidates can apply by clicking the link provided in the “Apply” button.

Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

We are committed to fostering a workplace culture that respects equality, values differences, treasures inclusivity and cherishes belonging.

Oxşar vakansiyalar