Komitə İdarəetməsi və Protokol Bölməsi üzrə bölmə rəhbəri / Head of Committee Governance & Protocols Unit

İşin təsviri

Funksiya: Korporativ İnkişaf və Daxili Nəzarət Şöbəsi
İş qrafiki: Standart

Komitə İdarəetməsi və Protokol Bölməsi üzrə bölmə rəhbəri olaraq sizin vəzifə öhdəlikləriniz:

Daxili Komitələrin İdarə Edilməsi:

• Qrup Strategiyasına uyğun olaraq Daxili Komitələrin nizamnamələrinin, mandatlarının, çərçivə sistemlərinin və təlimatlarının yaradılmasına, nəzərdən keçirilməsinə və davamlı təkmilləşdirilməsinə rəhbərlik etmək.
• Bütün komitələrin korporativ idarəetmə standartlarına və “AZCN Daxili Komitələrinin İdarəetmə Təlimatına” uyğun olaraq fəaliyyət göstərməsini təmin etmək üçün strateji nəzarət həyata keçirmək.
• Komitə materiallarının, gündəliyinin və sənədlərinin hazırlanmasına nəzarət etmək, yüksək keyfiyyətli, vaxtında və dəqiq təqdimatları təmin etmək.
• Katiblik dəstəyinə nəzarət və komitə sədrləri tərəfindən verilən tapşırıqların düzgün izlənməsi daxil olmaqla, İcra Şurasının iclaslarının və digər daxili Komitə iclaslarının effektiv şəkildə təşkilini təmin etmək.
• İclas hesabatlarının, brifinqlərin, protokolların və məxfi qeydlərin hazırlanmasına, sənədləşdirilməsinə və təhlükəsiz şəkildə saxlanmasına nəzarət etmək.
• Daxili komitələrin ardıcıl proseslərə, eskalasiya prosedurlarına və hesabat dövrlərinə əməl etməsini təmin etmək.
• Komitənin fəaliyyətinə və uyğunluğuna nəzarət etmək, Qrupun Əməliyyat modeli üzrə təkmilləşdirmə üçün tövsiyələr vermək.

Müşahidə şurası və kənar komitələrin koordinasiyası:

• İdarə Heyətinin / İcra Komitəsinin müntəzəm iclaslarında illik təqvim tərtibatına rəhbərlik etmək və əlaqələndirmək, Qrupun İdarə Heyətinin təqvimləri, Korporativ Mərkəz / Korporativ İdarəetmə Funksiyası ilə tam uyğunluğu təmin etmək. İclasların müvafiq qrafikini təmin etmək.
• İdarə Heyəti/İcra Hakimiyyəti üçün iclas materiallarının, paketlərin və gündəliyini hazırlanmasına, İdarə Heyəti üzvləri və Qrupun baş direktoru tərəfindən verilən tapşırıqların düzgün izlənməsinə nəzarət etmək.
• Müşahidə şurası və kənar komitələrin iclaslarından əvvəl bütün müvafiq tərəflərin iştirak etmək üçün hazır olmasını və uyğunluğunu təmin etmək.
• İclas hesabatlarının, qətnamələrin və protokolların hazırlanmasına və təsdiqlənməsinə, dəqiqliyinə, uyğunluğuna və Hesabatın/Protokolun vaxtında təqdim edilməsinə və təsdiqlənməsinə nəzarət etmək.
• Korporativ Mərkəzin idarəetmə orqanları ilə güclü kommunikasiya kanallarını, vaxtında və şəffaf məlumat axınını təmin etmək.
• Müntəzəm Biznes İcmalı tədbirlərinin idarə olunması
• Rüblük və illik Biznes İcmalı iclaslarının planlaşdırılmasında və icrasında AZCN Korporativ Kommunikasiya Funksiyası üçün strateji nəzarət və yüksək səviyyəli koordinasiya dəstəyini təmin etmək. Tədbirlərin idarə olunması müddətlərinin və əlaqədar planların və idarəetmə standartlarının tam şəkildə yerinə yetirilməsini təmin etməklə təşkilati prosesə nəzarət etmək.
• Gündəliklərin, QBR təqdimat paketlərinin hazırlanmasına rəhbərlik etmək və nəzarət etmək. Bütün müvafiq daxili tərəflərlə əlaqə şəraitində, məlumatların təsdiqlənməsini və materialların vaxtında təqdim edilməsini təmin etməklə funksional uyğunluq həyata keçirmək.

İnzibati İdarəetmə və Protokol Nəzarəti:

• Baş direktor ofisinin rəisi, baş icraçı direktor və icraçı heyətin üzvləri üçün iclasların koordinasiyasına və təqvim uyğunluğuna nəzarət etmək, strateji görüşlərin düzgün planlaşdırılmasını təmin etmək.
• Qrup şirkətləri ilə Holdinq arasında effektiv əlaqəni təmin etmək, idarəetməyə yönəlmiş inzibati dəstək və strukturlaşdırılmış kommunikasiya kanalları təmin etmək.
• Şəxsi köməkçilər, daxili şöbələr və xarici tərəflərlə koordinasiyaya nəzarət etmək.
• Bölmə üzrə məlumatların sistemli şəkildə saxlanması, arxivləşdirilməsi və məxfiliin qorunması proseslərinə nəzarət etmək.

Korporativ Mərkəz və İdarəetmə Hesabatı

• Müvafiq analiz və qərarlar üzrə dəstəkləyici materiallar da daxil olmaqla, həftəlik idarəetmə hesabatlarının baş icraçılara və digər rəhbər üzvlərə təqdim edilmə.
• Aylıq Strateji Layihə Hesabatlarının müvafiq Korporativ Mərkəz funksiyaları üçün hazırlanmasına və təqdim edilməsinə nəzarət etmək. Strateji Layihə Menecerlərindən daxil olan məlumatların və materialların toplanmasına, təsdiqlənməsinə və birləşdirilməsinə rəhbərlik etmək, dəqiqliyi, bütövlüyü və korporativ hesabat standartlarına uyğunluğu təmin etmək.
• Hesabatların və təqdimatların tələb olunan prinsiplərə cavab verməsini və məlumat-əsaslı qərarların qəbul edilməsini dəstəkləmək.

Liderlik və İnsan Resurslarının İdarə Edilməsi

• İş yükünün planlaşdırılması, resursların bölüşdürülməsi, iş səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi və komanda üzvlərinin inkişafı da daxil olmaqla Komitələrin İdarəetmə və Protokol Bölməsinə rəhbərlik etmək və idarə etmək.
• İdarəetmə üzrə dəstək fəaliyyətləri üçün aydın standartlar, ƏSG-lər və prosedurlar müəyyən etmək.
• Komanda daxilində hesabatlılıq, məxfilik, peşəkarlıq və davamlı inkişaf mədəniyyəti formalaşdırmaq.
• Lazım olduqda daxili aidiyyatı tərəflərə idarəetmə təcrübələri üzrə kouçinq və təlim vermək.

Digər Vəzifələr

• Rəhbərin idarəetmə, koordinasiya və xüsusi tapşırıqlarla bağlı şifahi və yazılı göstərişlərini yerinə yetirmək.
• Strateji idarəetmə prioritetlərini dəstəkləmək üçün vəzifə üzrə digər tapşırıqları yerinə yetirmək.

Təhsil:

• İqtisadiyyat, Hüquq, Dövlət İdarəçiliyi, Biznesin İdarə Edilməsi və ya əlaqədar sahələr üzrə ali təhsil;
• Biznesin İdarə Edilməsi üzrə magistr dərəcəsi (MBA) üstünlükdür.
• Korporativ İdarəetmə, Strateji İdarəetmə və ya Layihənin İdarə Edilməsi üzrə əlavə təlim və ya sertifikat üstünlükdür.

Müəyyən sahələrdə peşəkarliq dərəcələri

• Rəhbərlik səviyyəsində sənədlər və təqdimatlar hazırlamaq bacarığı ilə güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları.
• PowerPoint və digər vizuallaşdırma/təqdimat vasitələrini əla səviyyədə mənimsəmək; qısa müddətlər ərzində strukturlaşdırılmış, yüksək keyfiyyətli icra paketləri hazırlamaq bacarığı.
• Güclü təşkilati və planlaşdırma bacarıqları ilə detallara yüksək diqqət yetirmək.
• Mürəkkəb məlumatları şərh etmək və qərar qəbul etmək üçün məlumatları bir araya gətirməklə yüksək analitik bacarıqlar.
• Güclü vaxt idarəetmə bacarıqları və eyni zamanda birdən çox prioriteti idarə etmək bacarığı.
• Şöbələrarası əməkdaşlığa rəhbərlik etmək bacarığı ilə liderlik, komanda idarəetməsi və fasilitasiya bacarıqları.
• İdarəetmə, inzibati proseslər və korporativ ünsiyyət protokolları ilə bağlı güclü biliklər.
• Sürətli tempin olduğu strateji mühitdə işləmək və emal olunmamış ilkin məlumatları tez bir zamanda aydın, yaxşı strukturlaşdırılmış təqdimat materiallarına çevirmək bacarığı (vacib tələb).

Əlavə idarəetmə bacarıqları:

• Strateji düşüncə və problem həll etmə bacarıqları.
• Maraqlı tərəflərin cəlb edilməsi və münasibətlərin idarə edilməsi bacarıqları.
• Bölmə daxilində standartlar, proseslər və işin səmərəliliyi üzrə gözləntiləri müəyyən etmək bacarığı.
• Yüksək səviyyədə məxfilik, peşəkarlıq və tədbirlilik.

İş təcrübəsi:

• İdarəetmə, icra koordinasiyası, strateji planlaşdırma dəstəyi və ya inzibati idarəetmə vəzifələrində minimum 5-7 illik müvafiq təcrübə.
• Rəhbər, komanda rəhbəri və ya idarəetmə vəzifələrində ən azı 2 illik təcrübə üstünlükdür.
• İcra rəhbərliyi, İdarəetmə Komitələri və ya korporativ idarəetmə strukturları ilə işləmək üzrə təcrübə üstünlükdür.

Dil və kompyuter proqramları bilikləri:

• Azərbaycan və ingilis dillərində səlis danışıq qabiliyyəti (yazılı və şifahi).
• Rus dilini yaxşı bilmək üstünlükdür.
• MS Office proqramlarının (xüsusilə MS Project, MS Excel, MS Visio və MS PowerPoint) inkişaf etmiş səviyyədə istifadəsi.
• Rəqəmsal əməkdaşlıq vasitələri, sənəd idarəetmə sistemləri və idarəetmə platformaları ilə işləmək bacarığı üstünlükdür.

Xüsusi Tələblər:

• Liderlik və komanda idarəetmə bacarıqları
• Paydaşlarla effektiv əməkdaşlıq bacarığı
• Strateji düşünmə və qərarvermə bacarığı
• Müzakirə və təsir göstərmə bacarıqları
• Məxfilik, peşəkarlıq və etibarlılıq
• Dəyişikliklərə adaptasiya və proseslərin təkmilləşdirilməsi bacarığı

Səriştələr:

• Təzyiq altında işləməyə və işləri son təhvil vermə tarixilərinə qarşılaya bilmə bacarığı
• Detal yönümlü
• Problem həll etmə bacarığı
• Yüksək dərəcədə çevikliklə işləyə bilən və təşəbbüslər irəli sürə bilən
• Vəzifələri təhlil etmək və öncəlik tanımağı bilən şəxs
• Yaradıcı
• Özünü motivasiya edə bilən
• Şəxslərarası ünsiyyət bacarıqları
• Mükəmməl ünsiyyət bacarıqları
• İşə məsuliyyətli yanaşma
• Nəticə yönümlü
• Eyni anda bir neçə tapşırığı yerinə yetirə bilmək

Biz nə təklif edirik?

• Rəqabətli kompensasiyaı;
• Performans əsasında həvəsləndirici və bonuslar;
• Əlavə imtiyazlar;
• Performansa əsaslanan mədəniyyət;
• Müxtəlif təhsil və inkişaf imkanları;
• Karyera inkişaf imkanı;
• Hibrid iş imkanı;
• Ən dinamik şirkətdə işləmənin unikal təcrübəsi;
• Innovativ məhsullar və rəqəmsallaşma;
• Beynəlxalq təcrübə;
• Yüksək bacarığa malik peşəkar komanda;
• Kross-funksional əməkdaşlıq;
• Təcrübə mübadiləsi.

Maraqlanan namizədlər Müraciət et düyməsində qeyd olunan linkə daxil olaraq müraciət edə bilərlər. Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.

Biz bərabərliyə hörmət edən, fərqlərə dəyər verən, inklüzivliyi qiymətləndirən və aidiyyatı dəyərləndirən iş yeri mədəniyyətini inkişaf etdirməyə sadiqik.

Function: Corporate Development and Internal Controls Department
Working schedule: Standard

Your responsibilities as a Head of Committee Governance & Protocols Unit

Governance of Internal Committees:

• Lead the establishment, review and continuous improvement of Internal Committees’ charters, mandates, frameworks and guidelines, aligned with Group Strategy.
• Provide strategic oversight to ensure all committees operate in alignment with corporate governance standards and the “AZCN Internal Committees Management Guideline.”
• Oversee the preparation of committee materials, agendas, and documentation, ensuring high-quality, timely and accurate submissions.
• Ensure effective facilitation of Executive Board meetings and other internal Committee meetings, including supervision of secretarial support, and proper tracking the tasks assigned by committees’ Chairmen.
• Oversee preparation, documentation, and secure retention of minutes, briefs, protocols and confidential records.
• Ensure that internal committees follow consistent processes, escalation channels and reporting cycles.
• Monitor committee performance and compliance, providing improvement recommendations on Group Operating model.

Regular Business Review event management

• Provide strategic oversight and ensure high-level coordination support to the AZCN Corporate Communication Function in the planning and execution of quarterly and annual Business Review Meetings. Oversee the organization process, ensuring that event management timelines and related plans and governance standards are fully met.
• Lead and supervise the preparation of agendas, QBR presentation packs. Ensure cross-functional alignment by coordinating with all relevant internal stakeholders, validating inputs, and securing timely submission of materials.

Administrative Governance & Protocol Oversight

• Oversee meeting coordination and calendar alignment for the CEO office Superior, Chief of Staff and for Executive Management members, ensuring proper scheduling of strategic meetings.
• Ensure effective liaison between Group Companies and the Holding, providing governance-oriented administrative support and structured communication channels.
• Supervise coordination with Personal Assistants, internal departments and external stakeholders.
• Oversee systematic storage, archiving and confidentiality practices across the unit.

Corporate Center & Management Reporting

• Ensure weekly management reports, including relevant analytics and decision-support materials are submitted to Top Executives and other C-suite members.
• Oversee the preparation and submission of monthly Strategic Project Reports to the relevant Corporate Center functions. Lead the collection, validation, and consolidation of inputs and materials from Strategic Project Managers, ensuring accuracy, completeness, and alignment with corporate reporting standards.
• Ensure reports and presentations meet required principles and support informed decision-making
• Leadership & People Management
• Lead and manage the Committees Governance & Protocol Unit, including workload planning, resource allocation, performance evaluation and development of team members.
• Establish clear standards, KPIs and procedures for governance support activities.
• Build a culture of accountability, confidentiality, professionalism and continuous improvement within the team.
• Provide coaching and training on governance practices to internal stakeholders when needed.

Other duties:

• Execute verbal and written directives of the Superior related to governance, coordination and special assignments.
• Perform other tasks within the scope of the role to support strategic management priorities.

Education:

• Higher education in Economics, Law, Public Administration, Business Management, or related fields;
• Master’s degree in Business Administration (MBA) is an advantage.
• Additional training or certification in Corporate Governance, Strategic Management, or Project Management is preferred.

Specific areas of expertise:

• Strong written and verbal communication skills, with the ability to prepare executive-level documentation and presentations.
• Excellent command of PowerPoint and other visualization/presentation tools; ability to develop structured, high-quality executive packs under tight deadlines.
• High level of attention to detail with strong organizational and planning capabilities.
• Advanced analytical skills with the ability to interpret complex information and consolidate inputs for decision-making.
• Strong time-management skills and the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Leadership, team management, and facilitation skills, with the ability to guide cross-functional collaboration.
• Strong knowledge of governance, administrative processes, and corporate communication protocols
• Ability to work in a fast-paced strategic environment and quickly transform raw inputs into clear, well-structured presentation materials (important requirement).

Additional managerial competencies:

• Strategic thinking and problem-solving abilities.
• Stakeholder engagement and relationship-management skills.
• Ability to establish standards, processes, and performance expectations within the unit.
• High level of confidentiality, professionalism, and discretion.

Work experience:

• Fluency in Azerbaijani and English (written and spoken).
• Good knowledge of Russian is an advantage.
• Advanced user of MS Office applications (especially MS Project, MS Excel, MS Visio, and MS PowerPoint).
• Ability to work with digital collaboration tools, document management systems, and governance platforms is an advantage.

Special requirements:

• Strong leadership and team management skills
• Effective stakeholder management and collaboration skills
• Strategic thinking and decision-making ability
• Strong negotiation and influence skills
• High level of confidentiality, professionalism and reliability
• Ability to adapt to change and drive process improvements

Competencies:

• Highly organized
• Able to work under pressure and meet the deadlines;
• Detail oriented
• Excellent problem-solving skills
• Able to work with a high degree of flexibility and initiatives
• Able to analyze and prioritize tasks
• Creative
• Self-motivated
• Good Inter-personal skills
• Excellent communicator
• Responsible attitude to work
• Result-oriented
• Able to deal with multi-tasking

What we offer?

• Competitive compensation
• Incentives and bonuses based on performance
• Fringe benefits
• Performance-driven culture
• Diversified learning and development opportunities
• Career growth opportunity
• Hybrid work opportunity
• Unique experience of working in the most dynamic industry
• Innovative products and digitalization
• International experience
• Amazing team of highly skilled professionals
• Cross-functional collaboration
• Experience sharing

Interested candidates can apply by clicking the link provided in the Apply for job button. Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

We are committed to fostering a workplace culture that respects equality, values differences, treasures inclusivity and cherishes belonging.